Een serieus internetteam

Lees ook dit artikel over management van internetafdelingen.

Een internetafdeling die niet serieus wordt genomen binnen een organisatie, is een afdeling die niet in staat is iets toe te voegen, laat staan te presteren. Zo’n team is zonde van de investering en kun je beter vullen met stagiaires dan met goed betaalde krachten.

Toch zijn dit soort afdelingen nog op veel plekken te vinden. Zelfs ook binnen bedrijven die zéggen internet een belangrijk, zo niet het belangrijkste kanaal te vinden. Dat zéggen is namelijk niet zo moeilijk. Het ook echt doen, blijft vaak achter.

Werk je op zo’n afdeling, dan heb ik met je te doen.  Maar run je zo’n afdeling, dan shame on you. Doe er wat aan!

Natuurlijk is het geen pretje om altijd het afvoerputje van het bedrijf te zijn. Om alle herplaatsers, reïntegratietrajecten en andere mensen die het internet niet als expertise hebben (hoewel er best mensen tussen zit die toevallig goed blijken hoor, daar niet van) op te moeten nemen in het team. Om altijd de laatste gedachte te zijn in élk traject, waardoor je eigenlijk nooit in staat wordt gesteld je werk goed te doen. Om altijd te moeten uitleggen wat je nou eigenlijk doet en vooral waarom dat wat toevoegt. Je zou er moedeloos van worden.

Maar dat moet je juist niet doen. Jij als leidinggevende, coördinator, manager, maar misschien zelfs ook senior in je team kun je hier iets aan doen, moet je hier iets aan doen. Om een omgeving te creëren waarin iedereen zijn steentje optimaal bij kan dragen en als afdeling of team een energie uit te stralen die de beste mensen aantrekt.

Zorg ervoor dat je weet waar je het over hebt
De oplossing begint in elk geval bij jezelf. Je zal niet de eerste leidinggevende (op welk niveau dan ook) zijn die een team moet runnen waarvoor de inhoud van het werk van haar mensen een raadsel is. Soms is het ook zeer werkbaar als de leidinggevende geen inhoudelijke kennis van zaken heeft. Maar in dit geval is het geen goed idee.

Om respect af te dwingen moet je hele team duidelijk uitstralen dat ze weten waar ze het over hebben als het hun expertise betreft. En jij – als belangrijkste ambassadeur van de afdeling – dus ook. Je hoeft geen expert te zijn. Maar moet wel voldoende weten over het web en alles wat komt kijken bij het runnen van een succesvolle website om een dergelijk team aan te sturen. Alleen al omdat je bij het aannemen van nieuwe medewerkers moet kunnen constateren of ze goed zijn in hun vak. Omdat internetafdelingen binnen veel bedrijven hun eigen ruimte nog moeten weten te veroveren, is het extra van belang dat je met een team vol met aces werkt en er zelf voor zorgt dat je er ook een bent.

Zorg dat je de juiste cultuur schept
Een internetexpert op wat voor gebied dan ook, moet ervoor zorgen dat anderen haar expertise respecteren. Stel een webredacteur krijgt briefings van inhoudelijk experts in bijvoorbeeld …beeldhouwen. Dan wil ik wedden dat die inhoudelijk experts zich eindeloos met de teksten bemoeien (de vorm dus). Raar, want het zou niet bij jouw redactie opkomen om de beeldhouwers te verbeteren wanneer het om beeldhouwexpertise gaat.

Er is maar één remedie. Zorg ervoor dat Jouw mensen op hun gebied écht weten waar ze het over hebben. Schep een cultuur waarin professionals beloond worden. Stimuleer hen om vakbladen (of blogs) te lezen, boeken te lezen, zelf een visie te hebben, congressen en workshops te bezoeken. En zorg ervoor dat ze élke keuze die ze maken kunnen onderbouwen. Dát maakt een expert tot een expert. Dat mag van hen gevraagd worden en dat is de meerwaarde van jouw team boven al die mensen die ook wel eens hobbyen op het web.

Geef daarin het goede voorbeeld. Laat zien dat het leuk is om te weten, te snappen en te kunnen. En beloon mensen die dat doen.

Weet wat je doet – en wat je niet doet
Dit geldt niet zozeer voor jou als individu, maar wel voor het team. Bepaal waar de grenzen liggen van wat je doet. Wat kun je voor anderen betekenen en waar ligt de grens. Doe je dit niet, dan is de kans (het risico) groot dat je het afvoerputje wordt. Dat allerlei activiteiten die ze nergens anders kwijt konden, bij de internetafdeling terechtkomen. Dat lijkt soms even leuk (wat een afwisselende baan heb ik toch), maar vertroebelt de communicatie met andere afdelingen omdat ze dan niet weten waarvoor ze bij jou moeten zijn. En daarnaast zit het de professionalisering van de internetafdeling in de weg. Het vakgebied is op zichzelf al breed genoeg. Experts moeten nou juist de diepte ingaan en niet nóg breder.

Hoe bepaal je wat je doet? Heel kort, stel jezelf deze vragen:

1. Wat is de visie van het bedrijf waarbinnen de internetafdeling valt?

2. Wat is de daarvan afgeleide visie van je internetafdeling?

3. Wat is je ambitie (maak het groot en écht ambitieus)?

4. Wat zijn de doelstellingen (gebaseerd op het voorgaande) voor het komende jaar of 2 jaar en hoe meet je of je ze gehaald hebt?

5.  Welke activiteiten moet je ontplooien om die doelstellingen te behalen?

6. Van wie ben je afhankelijk bij de uitvoering van die activiteiten?

7. Wat zijn de risico’s? Wat kan er misgaan?

8. Wat zijn de randvoorwaarden?

Tadaaaa, daar heb je je plan voor de komende tijd en nu kun je exact vertellen wat je gaat doen en wat niet!

Ken je omgeving
Zijn de internetafdeling en de IT-afdeling gescheiden? Zitten Communicatie en Internet allebei in een andere poot van het bedrijf? Fullfilment in een andere stad? Dat maakt zaken met hen doen lastig. Om 2 redenen:

1. Je hebt overlappende taken (bijv. Communicatie schrijft de persberichten, jij zou ze voor het web weer moeten redigeren)

2. Je bent van hen afhankelijk. Zonder IT’ers heb je geen site, zonder communicatie geen input, zonder fulfillment, niks aan die ingevulde formuliertjes (vul hier afdelingen en afhankelijkheden in die bij jou gelden).

Zorg ervoor dat je weet van wie jij afhankelijk bent en met wie je allemaal te maken hebt. Zorg ervoor dat je met die partijen goede afspraken maakt in de vorm van SLA’s. Dat als er iets kapot gaat op de site, IT binnen een uur een fix heeft. Of dat Communicatie persberichten een x-aantal dagen van tevoren oplevert. Of dat Fullfilment een doorlooptijd heeft van maximaal x tijd.

Wat de afspraken zijn die gemaakt moeten worden kun je zelf bedenken gebaseerd op de afhankelijkheden en de consequenties die er zouden zijn als er iets misgaat.

Hou van je omgeving
En zorg ervoor dat ze van jou houden. De internetafdeling is een nieuwe afdeling. Zelfs al bestaat hij 10 jaar, dan is deze afdeling vergeleken met Juridische zaken of Communicatie piepjong. De oudere afdelingen zien niet alleen je nut niet, maar vinden je vaak (door die eerder genoemde overlap bijvoorbeeld) ook een beetje bedreigend. Neem dat weg. Vertel te pas en te onpas wat je doet en waarom. Ga op bezoek bij de andere afdelingen, nodig andere afdelingen uit om bij jou te komen buurten. In het kort: start een charmeoffensief waar ze niet tegenop kunnen. Zorg ervoor dat je niet (meer) bekend staat als die club van nerds die altijd maar een beetje aan het spelen is. Onderbouw je successen met cijfers en zorg dat anderen weten wat je voor ze kunt betekenen.

Steun je mensen
Dit geldt voor elke leidinggevende (coördinator, teamleider, manager, directeur, hoofdredacteur…maakt niet uit.) Het zal in de meeste gevallen niet gemakkelijk zijn om de internetafdeling een stevige plek binnen een grote organisatie te geven. Grote bedrijven zijn nou eenmaal het toneel van allerlei politiek geneuzel. En een nieuwe afdeling, betekent een nieuwe verdeling van de macht. Iedereen moet wat inleveren, zodat jij wat kunt gaan betekenen. Dat is natuurlijk helemaal niet prettig voor al die oude grootmachten. Je zal dan ook best wat weerstand tegenkomen. Als niet openbaar, dan toch wel in het geniep. Steun je team in die transitie van hype-team naar serieus onderdeel van de bedrijfsvoering.

Hou vol!
Ik doe dit al 12 jaar: werken op internetafdelingen. En ik kan je vertellen dat werken met het web is als Jehova’s getuige zijn. Je moet hetzelfde verhaal steeds weer afsteken. Voet tussen de deur, blijven lachen en je niks aantrekken van de houding van de ander. Er gewoon vanuit gaan dat jouw enthousiasme aanstekelijk is. Omdat jij het goede woord van het web brengt. Dat was 12 jaar geleden zo, dat is nu nog steeds zo. Je moet dus wel een doorzetter zijn. Werk hard, speel hard. Jij zelf en samen met je team. Bij elke stap richting professionalisering en volwassenwording van het kanaal zal je zien dat het de moeite waard was.

Succes!

Xaviera

Don’t stress….it’s just me!

I’ve spent over 25 years working in content strategy and digital transformation, which means I’ve seen enough technology hype cycles to be skeptical and enough genuine innovation to stay curious.

Want to talk shop? Do get in touch!

www.contentchefs.nl