Heb je dat ook wel eens, dat je een presentatie bij moet wonen op een congres of gewoon op kantoor en dat het binnen de kortste keren een marteling blijkt. De spreker weet je niet te boeien. De powerpoint zit vol lange lijsten met punten of grote lappen tekst die je niet eens kunt lezen. En wanneer je opvalt dat je pas op pagina 5 van 50 bent, zucht je en probeer je de grote vragen van het leven maar te beantwoorden in de tijd dat je dit verhaal moet uitzitten.
Een goede presentatie maken en geven is dan ook niet makkelijk. Los van dat de gierende zenuwen zorgen voor knikkende knieën en trillende handen is het boeien van een publiek op z’n minst gezegd een uitdaging. Om je te helpen (en mezelf ook een beetje) heb ik hieronder wat zaken op een rijtje gezet die je kunnen helpen bij het geven van een presentatie. Heb je zelf ook tips? Vergeet die dan niet met ons te delen in de reacties.
De voorbereiding
Voordat je je powerpoint gaat vullen met al die kennis die je in je hoofd hebt zitten is er een aantal vragen waar je een antwoord op moet hebben:
- Wat voor publiek komt er naar je luisteren?
Jij bent waarschijnlijk een expert op het een of andere gebied. Maar zijn de mensen uit je publiek dat ook? Of zijn het mensen die juist nog van alles moeten en willen leren. Weten wie je publiek is vergroot de kans op succes aanzienlijk en het risico op misplaatste jargon ook. - Welke techniek heb je tot je beschikking?
Het lijkt een stomme vraag, maar ik heb vaak genoeg bij presentaties gezeten waar de presentator er geen rekening mee had gehouden dat er geen wi-fi was of dat men de techniek niet aan de praat kreeg omdat het juiste snoertje er niet was. Gewoon even controleren of jouw laptop, USB stick etc. gewoon kan worden gebruikt. Maar ook of je bijvoorbeeld een microfoon tot je beschikking hebt of niet. - Wat is het programma?
Zorg ervoor dat je ruim van tevoren weet wat het programma van de dag zal zijn (als er een “dag” is natuurlijk. Oftewel: meerdere sprekers). Weten wat de anderen vertellen maakt het voor jou makkelijker om je eigen presentatie een goede plek te geven in het geheel.
De opbouw
En dan de presentatie zelf. Bij het in elkaar draaien van je presentatie is het van belang dat je goed nadenkt over de opbouw van je verhaal en hoe je dat in beeld gaat brengen. Vooral de opbouw is van belang om de aandacht van je publiek te krijgen en vast te houden. Een manier om dat te doen is als volgt:
- Start je presentatie met een verhaal. Bijvoorbeeld een grappige of indrukwekkende anekdote of de resultaten van een gaaf onderzoek. Laat je powerpoint nog even voor wat het is. Vertel gewoon iets moois. Mensen overdonderen met een lijst aan cijfers of een inhoudsopgave of iets dergelijks is saai. Ik zeg dit ook tegen mezelf want ik vind het ook makkelijker om mij vast te houden aan de techniek, maar dat is slechts bijzaak. Grijp dus de aandacht en laat je publiek weten dat het niet weer zo’n presentatie wordt.
- Als je hun aandacht eenmaal hebt, schets je nu het probleem dat zij hebben. Zijn het redacteuren, dan lopen zij waarschijnlijk aan tegen problemen bij het reviewproces. Zijn het marketeers, dan worden ze erg verdrietig van de kleinere budgetten in deze tijden van crisis. Probeer te achterhalen wat hun probleem is en stem je verhaal daarop af. De herkenning die zij voelen wanneer ze je dat horen schetsen houdt hun aandacht erbij.
- En ook niet onbelangrijk: vertel hen wat de oplossing is. Vanuit jouw optiek, vanuit jouw expertise, vanuit jouw ervaring: hoe kunnen ze het eerder geschetste probleem aanpakken. Met dit punt en het voorgaande vertel je je publiek feitelijk dat je met ze meedenkt. Dat je daar niet alleen maar staat om te laten zien hoe slim je bent (de grote ik-ik-ik presentatie) maar dat je daar bent zodat ze van jouw ervaringen en kennis kunnen leren.
- Probeer je presentatie visueel aantrekkelijk te maken. Gewoon omdat het fijner is om naar te kijken. Office clip art en comic sans moeten echt weg. Laat waar je kunt de opsommingslijstjes achterwege en gebruik de powerpoint echt alleen maar als aandachttrekker, als manier om te focussen. Een mooi plaatje met een belangrijk keyword erop bijvoorbeeld.
- Go out with a bang. Oftewel: het einde moet net zo sterk zijn als het begin. Weten waar je wilt eindigen maakt het ook makkelijker om je verhaal te structureren. Verzin iets wat echt een einde is en waarbij je niet eens hoeft te roepen dát het einde er is.
Maak het jezelf makkelijk
Als je je verhaal duidelijk hebt en hebt weten te visualiseren in powerpoint is het tijd om je goed voor te bereiden op het grote moment. Dat je zenuwachtig zal zijn staat vast. Dat kan je ook niet helemaal voorkomen. Het enige dat je kunt doen is alles eromheen zo goed mogelijk voorbereiden en managen zodat je je zo min mogelijk druk hoeft te maken. Hieronder wat zaken ter overweging:
- Oefenen
Oefen je presentatie uitgebreid. Zoek vrijwilligers die je verhaal eindeloos aan willen horen en opbouwende kritiek willen leveren. Er zijn maar weinig mensen die zo even uit de losse pols een goed verhaal kunnen doen voor een publiek. Goed oefenen is geen schande en zelfs een vereiste voor een betere show. - Zenuwen
Heb je al vaker een presentatie gegeven, dan weet je inmiddels hoe je lijf op de zenuwen reageert. Zo weet ik bijvoorbeeld uit ervaring (toen ik nog voor een livepubliek columns voordroeg) dat mijn handen vreselijk trillen (altijd) en dat mijn knieën knikken als een gek. Ik vind het dan ook fijn als ik bij het geven van een presentatie geen microfoon in handen hoef te hebben. En nu hoef ik echt geen blauwe M&M’s, maar ik vraag wel zeer dringend om een ander oplossing (klikmicrofoontje bijv.). Je hoeft je hier overigens niet voor te schamen. Het is de adrenaline die door je lijf giert en je spieren beinvloedt. Moet je iets in je handen houden, dan merk je nog beter dat je staat te shaken en dat maakt het weer erger. Ga bij jezelf na wat het voor jou moeilijker maakt en probeer dat op te lossen. - Stem
Eigenlijk is dit een vervolg op het voorgaande: zenuwen. Je gebruikt bij je presentatie je stem en laat die zenuwen nou ook wat met je stem doen. Je gaat sneller ademen, sneller praten en je stemgeluid verandert ook nog eens. Probeer tijdens je presentatie bewust rustig te blijven praten. Drink van tevoren wat water en zorg ervoor dat er tijdens je presentatie ook een glas staat.
Het geven van een presentatie is voor de één een horrorfilm en voor de ander een feest. In welke categorie je ook past, voorbereiding is het halve werk. Ben je presentatie-master-of-the-universe of heb je gewoon nog wat andere tips. Deel ze dan met ons in de reacties.
Don’t stress….it’s just me!
I’ve spent over 25 years working in content strategy and digital transformation, which means I’ve seen enough technology hype cycles to be skeptical and enough genuine innovation to stay curious.
Want to talk shop? Do get in touch!
I have a newsletter and it's bearable. Subscribe to read my (Gen)AI articles!
Dacht ik eerst, dit weet ik vast al, maar na het lezen ben ik toch weer op een paar ideeën gekomen. Zoals beginnen met een anekdote en geen papier in je handen als je handen trillen. Het helpt mij trouwens wel om Ãets in handen te hebben, anders weet ik me geen raad met die dingen. Ook bedenken wie je publiek is en wat hun probleem is, vind ik een goeie. Die neem ik mee voor volgende week ;-).
Misschien nog een tip; visualiseren kan ook betekenen dat je een cool filmpje in je presentatie stopt, bijv. aan het begin; leuk voor je publiek en jij kunt even 'acclimatiseren'.
Oefening baart trouwens kunst. Vroeger vond ik het behoorlijk eng, presentaties geven. Dan had ik de hele tekst op papier uitgeschreven en bijna uit mijn hoofd geleerd. Wat ik nu doe is een powerpoint maken en tijdens het maken krijg ik vanzelf in mijn hoofd wat ik wil zeggen. Dan print ik de powerpoint als handout (3 per pagina) zodat je naast elke dia nog iets kunt schrijven; enkele steekwoorden of feitjes die je wilt noemen. Werkt voor mij prima!
Leuke tips!
Hierbij nog een paar aanvullingen:
Begin je voorbereiding nooit in Powerpoint!
Ik zie beginnende presentatoren (dit woord voelt niet goed) vaak beginnen met het openen van Powerpoint. Vervolgens zitten ze een beetje naar die eerste lege slide te kijken en hopen ze dat er een goed verhaal uit komt. Dat gaat natuurlijk niet werken.
Het eerste deel van je voorbereiding moet zich afspelen in je hoofd met een kladblaadje, ver weg van je computer. Bedenk eerst je doel. Wat wil je dat de mensen in de zaal gaan doen na het horen van jouw verhaal? Schrijf dat doel nou eens in 1 zin op.
Vervolgens moet je nadenken over de conclusie die je wilt gaan trekken om tot dat doel te komen. Want met die conclusie overtuig je je toehoorders. Schrijf dit ook eens in een paar zinnen op.
Nu is het tijd om te bedenken welke informatie je moet overbrengen om tot die conclusie te komen. Dit is het brainstorm gedeelte, dus kies een methode die bij jou past. Voor sommige mensen is dat een mindmap, maar een lijstje met ideeën is ook prima. Sorteer, structureer, kras door, vul aan en verander tot je een lijstje hebt dat je tot die conclusie leidt.
Tot slot moet je nog bedenken hoe je de aandacht pakt. Dat kan met open vragen of zoals hierboven beschreven met een anekdote.
Nu mag je achter je computer kruipen voor deel 2 van je voorbereiding. Dit deel speelt zich af met behulp van Word. Waarom?
Omdat je nog moet schuiven en structureren en herschrijven en aanpassen en in Powerpoint is dat veel lastiger dan in Word.
Schijf de 4 onderdelen van deel 1 in omgekeerde volgorde uit in word. Begin dus met de aandachttrekker, daarna de informatie, de conclusie en tot slot je doel.
Vervang je doel door een aansporing (dat is vaak de zelfde zin in een andere persoonsvorm).
Nu heb je de structuur van je verhaal af en kun je gaan prutsen en tweaken tot je tevreden bent. Gebruik nummers om alvast aan te geven hoe je verhaal straks in slides komt te staan.
Denk nu na over de visuals en voeg die als opmerkingen toe. "Hier plaatje van tevreden kijkende klant invoegen".
Als je tevreden bent is het tijd voor deel 3, het omzetten in Powerpoint. Je wilt in Powerpoint niet te veel hoeven wijzigen, dus denk bij elke slide goed na en maak hem in 1 keer goed.
Nu is je verhaal af en heb je deze omgezet tot een presentatie. Het is dus tijd voor deel 4, wat betekent dat je moet oefenen, nog een keer oefenen en nog een keer oefenen.
Succes!
Interessant! Goede tips.
Hoe gaan jullie om met het presenteren zelf, ongeacht je verhaal?
Ik heb zelf altijd dat de eerste minuut het ergst is. Dan komt alle adrenaline van alle voorbereidingen en zenuwen er in een keer uit. Kom ik niet uit m'n woorden, word ik rood, dat soort onzin. Als ik daar eenmaal doorheen ben kan er niks meer mis gaan. Dus ik probeer het begin altijd zo quasi-informeel-knullig mogelijk te maken en niet heel statig. Bijvoorbeeld door sheets uit te delen of nog even te prutsen met de computer of de deur dicht doen ofzo. Of even kort te vragen wie iedereen is of wat de verwachtingen zijn (mogen zij praten ipv ik, muhaha). Dan heeft niemand echt door dat ik zenuwen aan het lozen ben en kan ik na een minuutje eindelijk echt beginnen. Herkenbaar voor iemand?
Ik vind zeer goede tips op <a href="http://www.powerpoint-presentation-power.com” target=”_blank”>www.powerpoint-presentation-power.com
Een goede Presentatie maken?
Begin je voorbereidingen NIET in PowerPoint.
1. Inventariseer wat je wilt gaan zeggen in een MindMap.
2. Kluster wat je wilt overbrengen in hoofdgroepen.
3. Zoek bij hoofdthema's aansprekende plaatjes, met enkele samenvattende woorden.
4. Vertel bij die (paar) plaatjes wat men beslist moet horen. VERTEL NIET ALLES.
5. Zet er een goede intro voor.
6. Geef tot slot een je boodschap samenvattend voorbeeld.
7. Benut vragen voor meer diepgang